La importancia de la lista de tareas

David Alcántara, Octubre 2014

¿Tienes ya una lista de tareas donde apuntas todo lo que debes realizar? ¿Compartes tu lista con miembros de tu equipo? Para que haya una buena gestión de tareas dentro de un equipo, cada miembro del equipo tiene que conocer bien qué es una buena gestión de tareas a nivel personal. Por eso, antes de empezar a colaborar con los demás,  necesitas optimizar y entender bien tu propia lista de tareas.


Distinguir entre lo urgente y lo importante

El Presidente de EE.UU. Dwight D. Eisenhower dijo:

"Lo que es importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante."

La mayoría de la gente no consiguen gestionar sus tareas adecuadamente y no porque sean incapaces de ello, sino porque no saben cómo priorizar. Tenemos una tendencia a centrarnos en las actividades urgentes - como las llamadas telefónicas o responder a correo electrónico - pero no dejamos tiempo suficiente para centrarse en las tareas realmente importantes.

De esta manera, simplemente estamos manteniendo nuestra cabeza por encima del agua a través de nuestras listas de tareas pendientes, pero no avanzamos realmente hacia nuestras metas. Hay muchas formas de priorizar tareas. Una de las más famosas, popularizada por Stephen R. Covey en su libro Los 7 habitos de la gente altamente efectiva, es la Matriz de Gestión del Tiempo de Eisenhower (pronto escribiré una entrada al respecto).

Ten bien en cuenta lo que tratas de lograr y cómo puedes conseguirlo, solo o con tu equipo (si lo tienes). Con la práctica y algo de tiempo, será más claro distinguir qué tareas son realmente importantes. Dividir las tareas pendientes en "importantes" y "menos importante" puede ayudarte a mantener tu enfoque en el avance de sus objetivos.

Elige tus tareas más importantes

Las tareas más importantes son las que debes conseguir hacer antes que nada. Son la razón por la que tus proyectos avanzan, las que te permiten estar más cerca de conseguir tus objetivos (científicos y/o personales).

Al escribir tu lista decide cuáles son estas tareas y prioriza durante el día para asegurarte de que se hagan (sin excusas). Prioriza visualmente tus tareas más importantes, por ejemplo, colocándolas primeras en tu lista.

También puede ayudar dividir tus proyectos en varias tareas, y completar de 5 a 7 de éstas cada día. Sin agobiarse, podrás hacer más llevadero de hecho de completar elementos de la lista y avanzar en tus objetivos.

Centrarse en una sola tarea

Hay ventajas a la hora de hacer cada tarea de su lista como si no estuviera haciendo nada más. El multitasking se ha demostrado que es contraproducente. Los beneficios del enfoque sobre una sola tarea son innegables. Por un lado, será mejor cualquier cosa que hagas, por el simple hecho de poner toda tu atención en lo que estás haciendo. Serás más eficaz en el trabajo, y los beneficios de una sola tarea podrán incluso repercutir en tu vida personal.

Creación de la lista de tareas

Todo comienza con ser capaz de escribir las tareas que necesitan ser hechas. Hay una manera correcta y una manera incorrecta de escribir sus tareas.

¿Qué es lo que consigue que una lista de cosas que hacer sea “buena”?

1) Procesable

Comience cada tarea con un verbo. En lugar de escribir una tarea que dice 'Disolvente', escriba una tarea que diga “Pedir el disolvente: Etanol”. El uso de un verbo hará más fácil llevar a cabo la tarea cuando llegue el momento. Si sólo escribes un nombre en su lista de cosas por hacer, es posible que te olvides lo que realmente tienes que hacer con esa tarea. Del mismo modo, tu equipo puede no entender lo que quieres decir si la tarea compartida no es procesable.

2) Flexible

Es importante ser flexible y responder a cambios en la medida que ocurren a su alrededor. Es por eso que no deberías programar tus tareas al minuto. En lugar de eso, tu lista de tareas debe reflejar tareas que hay que hacer "esta semana" o en un cierto plazo de tiempo. A veces, surgen cosas que están fuera de nuestro control y tenemos que atender de inmediato, como una visita de un técnico para reparar un instrumento o un colaborador para hablar de un proyecto científico común. ¡Pero no hay que confundir ser flexible con distraerse de las tareas pendientes!

No programes tu tiempo hasta el último segundo. En lugar de ello, deja un poco de margen para posibles desviaciones de la lista.

3) No incluyas lo obvio

A veces nos sentimos tentados a poner cada pequeña cosa que podríamos hacer en el mismo día dentro de nuestra lista de tareas pendientes. Por supuesto, esto se traducirá en más elementos eliminados de la lista, lo que, de hecho, nos hacen sentir que somos más "productivos."

Realmente, deberías escribir únicamente las tareas que no podrías conseguir realizar a menos que estén por escrito. "Hacer análisis estadístico" es una de ellos; "comprobar el email" no lo es. Cuando te enfrentas a dos tareas a las que has dado el mismo nivel de importancia, tu cerebro siempre elegirá la más simple. Así que si ponemos cada pequeña cosa que hacemos en nuestras listas - digamos, consultar el correo electrónico - sin duda parecerá que estamos haciendo un montón de cosas. Pero, de hecho, estamos aplazando lo importante. Además, no deberías escribir tareas si es más rápido simplemente hacerlas. Por ejemplo, puede responder a un correo electrónico rápido en menos tiempo del que tardas en escribir una tarea para eso.

4) Mantener un historial de Tareas Completadas

Es agradable deleitarse con lo mucho que hizo en un día determinado, o ser honesto acerca de lo poco que concluyó. De cualquier manera, es una buena idea llevar un registro de lo que has hecho, porque puede mejorar tus prácticas y ser más eficiente. Un historial lleno de tareas finalizadas te ahorrará tiempo cuando necesites encontrar cierta información acerca del tiempo que llevó un determinado proyecto, cuando se realizó el trabajo y si se realizó antes o después de otra tarea, o si necesitas encontrar información sobre lo que se hizo exactamente y por qué.

Esto es simplemente una pequeña muestra. Si deseas más información sobre cómo aumentar tu productividad en investigación, consiga nuestra guía haciendo click aquí.

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